L’asbl Les Amis de Poilvache a été créée en 1987 dans l’optique d’assurer la gestion touristique de ce patrimoine exceptionnel de Wallonie. Les statuts de l’ASBL précisent son objet social: « L’asbl Les Amis de Poilvache a pour objet la promotion de l’ensemble du site des ruines de Poilvache dans le sens d’une meilleure connaissance archéologique et historique ainsi que l’animation touristique du site » (articles 1 & 2 des statuts, Moniteur belge, 19/10/1989, p.6182). Par ailleurs, une convention avec le Service Public de Wallonie (SPW), propriétaire du site, précise la manière dont l’ASBL peut gérer le site, dans le respect de sa double vocation de site naturel et de monument classé..
Un périodique trimestriel et un site WEB permettent la diffusion de l’évolution du domaine ainsi que des activités organisées. L’A.S.B.L. se compose des Membres d’Honneur, des Membres Effectifs et des Membres Adhérents selon le montant de la cotisations. L’asbl compte actuellement une centaine de membres cotisant. Les membres participent aux activités de façon totalement bénévoles. L’ASBL n’emploie pas de personnel salarié.
Son conseil d’administration, élu par l’Assemblée Générale, comporte 15 administrateurs. Le conseil élit en son sein un président, deux vice-présidents, un trésorier et un secrétaire. Ceux-ci forment un bureau. Le mandat de chaque administrateur est de 3 ans. Un représentant de l’ ASBL « Maison du Patrimoine Médiéval Mosan » est membre de droit du conseil d’administration.
Une nouvelle convention signée avec le SPW en 1998 a précisé certaines modalités de la gestion du site.
Poilvache 